Как выставить счёт и отметить оплату

Кому нужна эта статья

Руководителю склада и сотруднику склада, который выставляет клиентам счета за работу и отмечает, что клиент заплатил.

Коротко

Счёт создаётся из заказа покупателя: «Заказы покупателей» → заказ → вкладка «Связанные документы» → «Создать документ» → «Счёт» → «Создать». Дальше счёт открывается на экране «Счёт по поставке #…»: там его проверяют, нажимают «Отправить», а когда деньги пришли, нажимают «Отметить оплату».

Оплаченный счёт изменить, удалить или вернуть в черновик нельзя. Проверяйте «Итого к оплате» до отметки оплаты.

Что подготовить

• [ ] Вы вошли в кабинет склада, см. Первый вход фулфилмента.
• [ ] У вашей роли есть права. Их ставит руководитель склада в разделе «Права ролей»:
• «Счета» → «Список счетов», чтобы видеть счета;
• «Счета» → «Изменение счетов (создать, сохранить, статус, удалить)», чтобы создавать счёт, менять его и отмечать оплату;
• «Заказы покупателей» → «Карточка заказа», чтобы создать счёт из заказа.
• [ ] Заказ покупателя заполнен: выбран клиент, есть строки с ценами.
• [ ] Ставку НДС вы узнали у своего бухгалтера.

Куда нажать

Создать счёт

Делает сотрудник склада с правом «Изменение счетов».

1. В меню склада откройте «Заказы покупателей» и откройте нужный заказ.
2. Проверьте карточку «Клиент» и строки заказа. Строку с меткой «заполните цену» в сумму не посчитают.
3. Перейдите на вкладку «Связанные документы» и нажмите «Создать документ».
4. В окне «Создать документ» выберите «Счёт» (под ним подпись «Услуги фулфилмента»).
5. В строке «Тип счёта:» выберите «Физическое лицо» или «Юридическое лицо». Для юридического лица в счёт подставятся название и ИНН клиента.
6. Прочитайте блок «Внимание», если он появился. Например: «У заказа уже есть счёт … — возможен дубль».
7. Нажмите «Создать». Появится сообщение «Счёт создан», а счёт появится в колонке «Счета» на этой же вкладке.

Новый счёт создаётся в состоянии «Черновик».

Проверить и выставить счёт

1. В колонке «Счета» у нового счёта нажмите «Открыть». Откроется экран «Счёт по поставке #…». Счёт можно открыть и из раздела «Счета»: нажмите на номер счёта в столбце «Номер».
2. Поле «Номер счёта» заполнять не нужно: «Будет присвоен автоматически».
3. Проверьте «Дата» и «Тип счёта:» («Персональный» или «Юр. лицо»).
4. В блоке «Клиент» проверьте «Название / ФИО», «ИНН», «Email», «Телефон», «Адрес».
5. В поле «НДС, %» выберите ставку, которую назвал бухгалтер: «Без НДС», «0%», «10%» или «20%». Нажмите «Применить ко всем позициям». Если нужной ставки в списке нет, счёт не выставляйте и напишите в поддержку Fulfillment Lite.
6. Проверьте строки счёта. Добавить строку можно кнопками «Добавить строку» (вручную) или «Заполнить из выбранных услуг» (услуги из прайса).
7. Внизу сверьте три суммы: «Сумма без НДС», «Всего НДС», «Итого к оплате». На этом экране «Итого к оплате» равно «Сумма без НДС» плюс «Всего НДС».
8. Если что-то меняли, нажмите «Сохранить». Появится «Счёт сохранён.»
9. Нажмите «Отправить». Счёт перейдёт в состояние «Счёт выставлен».

Кнопка «Отправить» письмо клиенту не отправляет. Экран так и пишет: «Отправка счёта по email появится в следующем релизе. Счёт отмечен как выставленный.» Передайте счёт клиенту сами: распечатайте его или отправьте так, как вы договорились с клиентом.

Распечатать счёт

• На экране «Счёт по поставке #…» нажмите «Печать». Если счёт был в черновике, он сразу перейдёт в «Счёт выставлен» и экран напишет: «Счёт отмечен как выставленный. Откройте печать в браузере.» Поэтому печатайте черновик, только когда готовы выставить счёт.
• В разделе «Счета» у строки счёта есть кнопки печати «Персональный» и «Юр. лицо».
• В заказе покупателя у карточки счёта есть кнопка «Печать».

Отметить оплату

Делает сотрудник склада с правом «Изменение счетов».

1. Убедитесь, что деньги пришли и сумма совпадает с «Итого к оплате».
2. Откройте экран «Счёт по поставке #…».
3. Нажмите «Отметить оплату». Появится «Статус обновлён.»

Второй способ: в разделе «Счета» в столбце «Статус» выберите «Оплачен» в списке у строки счёта. Появится «Состояние счёта обновлено».

Отметку оплаты отменить нельзя.

Состояния счёта

Отменённый счёт нельзя сразу отметить оплаченным: сначала верните его в «Счёт выставлен».

Что произойдёт / как понять, что получилось

После «Отправить»: 1. Вверху экрана счёта стоит «Счёт выставлен». 2. Счёт есть в разделе «Счета» с номером, датой, клиентом и суммой. 3. Селлер видит рядом со статусом своей заявки значок «Счёт отправлен». Черновик селлер не видит.

После «Отметить оплату»: 1. Вверху экрана счёта стоит «Оплачен». 2. Кнопок «Сохранить», «Отправить», «Отметить оплату» больше нет. Остались «Печать» и «Назад к поставке». 3. Под кнопками надпись: «Счёт оплачен — изменения закрыты. Что делать: если сумма неверная, создайте новый счёт, а оплаченный оставьте как есть.» 4. В разделе «Счета» у строки вместо списка состояний стоит надпись «Оплачен», кнопки «Удалить» нет. 5. Селлер видит значок «Оплачено».

Когда не сработает

• У роли нет права «Изменение счетов». На экране счёта не будет кнопок «Сохранить», «Отправить», «Отметить оплату». Останутся только просмотр и печать. Попросите руководителя склада открыть право.
• Счёт уже оплачен. Менять и удалять его нельзя. Если сумма неверная, создайте новый счёт. Как оформить разницу, решает ваш бухгалтер.
• Вы ждёте, что «Отправить» отправит письмо. Не отправит. Счёт клиенту передаёте вы.
• Нужна частичная оплата. Оплата отмечается сразу на весь счёт.
• Нужна выгрузка в 1С, сверка с банком или оплата по СБП. Этого нет. Учёт денег ведите в своей бухгалтерии.
• В заказе покупателя включён НДС, а «Итого к оплате» на экране счёта больше суммы заказа. На экране счёта НДС прибавляется к сумме строк. Не отмечайте оплату, пока не сверили сумму с бухгалтером. Если суммы расходятся, напишите в поддержку Fulfillment Lite номер счёта и сумму, которую ждёте.

Если появилась ошибка

Если ошибка не ушла, напишите в поддержку: номер счёта и заказа, текст с экрана, снимок экрана, вашу роль и время.

Дальше

• Кто может менять счета: Роли и права простыми словами.
• Кнопки нет или она не нажимается: Если кнопка неактивна или заказ не появился.